VSME en proportionaliteit in aanbestedingen: waar ligt de grens?

Proportionaliteit is een kernbeginsel binnen aanbestedingen. Duurzaamheid mag worden uitgevraagd, maar de inspanning die van inschrijvers wordt gevraagd moet in verhouding staan tot de opdracht. Juist op dit punt komt VSME steeds vaker in beeld.

Voor inschrijvende organisaties is het belangrijk om te begrijpen hoe VSME wordt gebruikt om die proportionaliteit te borgen. Het kader helpt aanbestedende diensten om wel inzicht te vragen, maar geen onredelijke eisen te stellen.

Wat proportionaliteit betekent in een aanbesteding

Proportionaliteit houdt in dat eisen passend moeten zijn bij de aard, omvang en duur van de opdracht. Dit geldt voor technische eisen, geschiktheidseisen en ook voor duurzaamheidsvragen.

In een aanbesteding mogen aanbestedende diensten dus niet méér vragen dan nodig is om de opdracht verantwoord uit te voeren. Dit principe geldt onverkort voor CO2- en duurzaamheidsuitvraag.

Waarom VSME wordt gebruikt om proportionaliteit te waarborgen

VSME is ontwikkeld voor organisaties die niet onder zware rapportageverplichtingen vallen. Het kader richt zich op kerninformatie over duurzaamheid en CO2, zonder uitgebreide ketenanalyse of complexe dataverplichtingen.

Aanbestedende diensten gebruiken VSME om inzicht te krijgen op een niveau dat past bij het MKB. Hierdoor kunnen zij duurzaamheidscriteria toepassen zonder de aanbesteding onnodig zwaar of juridisch kwetsbaar te maken.

Waar de grens ligt bij VSME-uitvraag in aanbestedingen

De grens wordt overschreden wanneer VSME wordt gebruikt als vervanging van zware rapportagekaders. Het verplicht stellen van volledige invulling, externe verificatie of uitgebreide scope 3-analyse is vaak niet proportioneel.

Ook wanneer VSME-informatie wordt gevraagd die geen relatie heeft met de opdracht, ontstaat spanning met het proportionaliteitsbeginsel. Relevantie voor de uitvoering moet altijd centraal staan.

VSME en CO2-aanbesteding in verhouding tot de opdracht

In een CO2-aanbesteding helpt VSME om focus aan te brengen. Aanbestedende diensten kunnen gericht vragen naar CO2-uitstoot en maatregelen die daadwerkelijk invloed hebben op de opdracht.

Dit voorkomt dat organisaties worden beoordeeld op brede duurzaamheidsambities die geen effect hebben op de uitvoering. Proportionaliteit betekent hier dat alleen relevante CO2-informatie wordt meegewogen.

Wat aanbestedende diensten moeten onderbouwen

Aanbestedende diensten zijn verplicht om hun keuzes te motiveren. Wanneer zij VSME gebruiken, moet duidelijk zijn waarom dit kader passend is bij de opdracht.

Zonder deze onderbouwing kan de uitvraag juridisch kwetsbaar worden. VSME is een hulpmiddel, geen rechtvaardiging op zichzelf. De relatie tussen uitvraag en opdracht blijft doorslaggevend.

Wat dit betekent voor inschrijvende organisaties

Voor inschrijvers is het belangrijk om kritisch te kijken naar de uitvraag. Wordt VSME proportioneel toegepast, dan biedt het houvast en duidelijkheid.

Wanneer de uitvraag doorschiet, is het toegestaan om vragen te stellen of gelijkwaardige informatie aan te bieden. VSME mag nooit leiden tot onnodige uitsluiting of overbelasting.

FAQ

Waarom is proportionaliteit zo belangrijk bij VSME?
Omdat VSME bedoeld is als vereenvoudigd kader en niet als zware rapportageverplichting.

Mag een aanbestedende dienst volledige VSME-rapportage eisen?
Meestal niet. Dit is vaak niet proportioneel voor MKB-organisaties.

Wanneer is VSME-uitvraag wél proportioneel?
Als de gevraagde informatie relevant is voor de opdracht en beperkt blijft tot kerninformatie.

Wat kan een inschrijver doen bij een disproportionele uitvraag?
Vragen stellen en gelijkwaardige informatie aanbieden.

VSME proportioneel toepassen in aanbestedingen met Massure

Voor organisaties die VSME proportioneel willen inzetten binnen aanbestedingen biedt Massure een functionele oplossing. Massure ondersteunt het vastleggen van VSME- en CO2-informatie op een schaalbaar niveau, zodat duurzaamheidsuitvraag aansluit bij de aard en omvang van de aanbesteding.

Bronnen

Gids Proportionaliteit | PIANOo – Expertisecentrum Aanbesteden
Commission presents voluntary sustainability reporting standard to ease burden on SMEs – Finance
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland | RVO.nl
Green public procurement – Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs