Wat aanbestedende diensten verwachten van VSME-rapportages

VSME-rapportages worden steeds vaker betrokken bij aanbestedingen. Aanbestedende diensten gebruiken het kader om duurzaamheid en CO2 inzichtelijk te maken op een proportioneel niveau. Toch bestaat er bij inschrijvende organisaties vaak onduidelijkheid over wat er daadwerkelijk wordt verwacht.

Het antwoord is eenvoudiger dan gedacht. Aanbestedende diensten zoeken geen perfecte rapportages, maar consistente en relevante informatie. VSME helpt om die basis te bieden binnen een aanbesteding.

Waarom VSME-rapportages worden gebruikt in een aanbesteding

Aanbestedende diensten moeten duurzaamheidscriteria objectief kunnen beoordelen. Tegelijkertijd moeten zij rekening houden met proportionaliteit, vooral richting het MKB.

VSME-rapportages bieden een gestructureerde manier om CO2-uitstoot, beleid en maatregelen inzichtelijk te maken. Dit maakt vergelijking tussen inschrijvers mogelijk zonder zware administratieve lasten.

Inzicht in CO2-uitstoot als basisverwachting

De eerste verwachting is inzicht in actuele CO2-uitstoot. In veel aanbestedingen ligt de nadruk op scope 1 en 2, eventueel aangevuld met relevante delen van scope 3.

Aanbestedende diensten verwachten dat de afbakening helder is. Het moet duidelijk zijn welke activiteiten zijn meegenomen en hoe de berekeningen tot stand zijn gekomen.

Samenhang tussen beleid en maatregelen

Naast cijfers kijken aanbestedende diensten naar samenhang. Een VSME-rapportage moet laten zien hoe CO2-beleid is vertaald naar concrete maatregelen.

Losse beleidsverklaringen zonder praktische invulling leveren weinig op. In een aanbesteding telt vooral of maatregelen logisch aansluiten op de gerapporteerde uitstoot.

Transparantie en onderbouwing binnen VSME

Transparantie is een kernverwachting. Aannames, keuzes en rekenmethodes moeten uitlegbaar zijn. Dit vergroot de toetsbaarheid van de inschrijving.

Aanbestedende diensten beoordelen niet alleen het resultaat, maar ook de betrouwbaarheid van de informatie. Een duidelijke toelichting binnen VSME maakt dit mogelijk.

Relevantie voor de opdracht

VSME-rapportages worden beoordeeld in relatie tot de opdracht. Niet elk onderdeel van het kader is automatisch relevant.

Aanbestedende diensten verwachten dat inschrijvers focus aanbrengen. Informatie die direct invloed heeft op de uitvoering of impact van de opdracht weegt zwaarder dan algemene duurzaamheidsambities.

Wat aanbestedende diensten niet verwachten

Aanbestedende diensten verwachten geen volledige CSRD-rapportage van niet-plichtige organisaties. Ook uitgebreide ketenanalyses zijn meestal niet nodig, tenzij de opdracht dit rechtvaardigt.

VSME moet proportioneel worden toegepast. Het doel is inzicht, niet maximale documentatie.

FAQ

Moet een VSME-rapportage volledig worden ingediend bij elke aanbesteding?
Nee, alleen de relevante onderdelen voor de opdracht zijn doorgaans nodig.

Welke informatie is het belangrijkst?
CO2-uitstoot, reductiemaatregelen en de onderbouwing daarvan.

Is detailniveau doorslaggevend?
Nee, samenhang en transparantie zijn belangrijker dan hoeveelheid informatie.

Wordt VSME verplicht gesteld?
Nee, gelijkwaardige informatie moet altijd mogelijk blijven.

VSME-rapportages toepassen in aanbestedingen met Massure

Voor organisaties die VSME-rapportages consistent en proportioneel willen inzetten binnen aanbestedingen biedt Massure een functionele oplossing. Massure ondersteunt het vastleggen en structureren van VSME- en CO2-informatie, zodat deze direct aansluit op de verwachtingen van aanbestedende diensten.

Bronnen

Europese Commissie – Voluntary SME Standard (VSME)
PIANOo – Duurzaam inkopen en proportionaliteit
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland – CO2 in aanbestedingen
Europese Commissie – Green Public Procurement